Logistik
Eine öffentliche Apotheke muss unzählige unterschiedliche Präparate und Artikel vorhalten sowie verwalten. Dazu braucht es ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem, mit dem sämtliche Daten zu Beschaffung, Transport, Lagerung und Verkauf der Waren erfasst und ausgewertet werden können. Schon in den 1970er Jahren wurden dazu automatisierte Systeme, z. B. mit Lochkarten, eingesetzt. Längst unterhält aber jede Apotheke heute ein computergestütztes Warenwirtschaftssystem. Es muss lückenlos und eindeutig alle Artikelbewegungen von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Abgabe erfassen, ohne dass dadurch viel Zeit verloren gehen darf.
Patienten erwarten, dass ihre Arzneimittel sofort bzw. innerhalb weniger Stunden verfügbar sind. Komplexe logistische Abläufe sind für die Patienten nicht relevant – nicht einmal angesichts einer wachsenden Zahl von Rabattverträgen, die die Versorgung von Versicherten einer bestimmten Krankenkasse nur mit Präparaten bestimmter Hersteller erlauben. Doch reibungslos funktionieren kann die Versorgung unter diesen Bedingungen nur, wenn Großhandel und Apotheke als Logistikpartner effizient kommunizieren und auf eine gemeinsame Datengrundlage zugreifen. Deswegen arbeiten alle Apotheken mit einem einheitlichen ABDA-Artikelstamm. Jedem Artikel ist eine eindeutige Pharmazentralnummer (PZN) zugeordnet, die Verwechslungen ausschließt. Beispielsweise gibt es für das Schmerzmittel Ibuprofen für jede Packungsgröße und Stärke eines jeden Herstellers eine eigene PZN.
Einheitlich ist deshalb auch die digitale Verbindung zwischen der Apotheken-Warenwirtschaft und den Großhändlern. Die als „MSV3“ (Medium Speed Version 3) bezeichnete Schnittstelle sorgt für einen internetbasierten Datenaustausch in Echtzeit. Dadurch kann das Apothekenteam während des Beratungsgesprächs mit dem Patienten am Bildschirm nicht nur klären, ob das gewünschte Präparat in der Apotheke vorrätig ist, sondern bei Bedarf direkt online die Verfügbarkeit und Lieferzeit beim Großhändler abklären und eventuell auch sofort dort bestellen.
In vielen Apotheken verrichten außerdem Kommissionierautomaten mit Robotertechnologie ihren Dienst. Sie funktionieren nach dem Prinzip der dynamischen Lagerhaltung, sind mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden und ersetzen eine Menge Laufarbeit. Der Apotheker kann vom Handverkaufstisch ein bestimmtes Präparat anfordern und der Kommissionierroboter liefert es binnen Sekunden über einen Schacht in die Offizin aus. So bleibt dem Apotheker mehr Zeit für das persönliche Gespräch mit dem Patienten.
Besonderes Augenmerk müssen die Apotheken auf temperaturempfindliche Arzneimittel legen, zu denen beispielsweise Insuline oder Impfstoffe zählen. Fast 30 Millionen solcher Arzneimittel haben deutsche Apotheken im Jahr 2017 an ihre Patienten abgegeben. Werden sie falsch transportiert oder gelagert, können sie ihre Wirkung verlieren. Sehr empfindliche, kühlkettenpflichtige Arzneimittel müssen über die gesamte Lieferkette, also vom Hersteller über den Großhandel und die Apotheke bis zur Anwendung am Patienten, ohne Unterbrechung im vorgeschriebenen Temperaturbereich gehalten werden. Auf europäischer Ebene sind die Kennzeichnungspflichten zur Kühllagerung beziehungsweise die Kühlkettenpflicht nicht harmonisiert, in Deutschland aber gibt es strenge Vorgaben.
Technische Einrichtungen unterstützen die Apotheken bei ihrer Einhaltung. Dazu gehören moderne Arzneimittelkühlschränke – smarte Geräte, die zum Teil über eine integrierte Auswertungs und Dokumentationssoftware verfügen. Unter anderem erstellen diese automatisiert Temperaturkurven, lösen bei Stromausfall Alarm aus oder verschicken zur Alarmierung sogar SMS an den Apotheker.