Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unseres Hinweisgebersystems (im Folgenden: „Meldesystem“) geben.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die ABDA - Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände e. V., Heidestraße 7, 10557 Berlin, E-Mail: abda(at)abda.de.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
datenschutz nord GmbH,
Zweigstelle Berlin-Charlottenburg
Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin,
E-Mail: office(at)datenschutz-nord.de.

4.1. Zweck der Datenverarbeitung

Unser Meldesystem ermöglicht es Ihnen, uns Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen zu melden. Grundsätzlich ist die Nutzung des Meldesystems ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich, Sie können also anonym Hinweise geben. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass Sie sich mit Ihrer Meldung an unseren externen Ombudsmann wenden. Anonyme Meldungen an uns, die über unseren Compliance-Beauftragten bearbeitet werden, sind leider nicht möglich.

Wenn Sie uns im Rahmen Ihrer Meldung Angaben zu Ihrer Person zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen über das Meldesystem gemachte Meldung zu prüfen, um die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen und/oder Folgemaßnahmen (wie Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung mitgeteilten Informationen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, u. a. durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungs-maßnahmen) vorzunehmen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Dafür kontaktieren wir Sie, sofern Sie uns Ihre entsprechenden Daten angegeben haben (siehe unten).

4.2. Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist. Darunter fallen die Erfüllung von Vorgaben der Hinweisgeberrichtlinie, des Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG, u. a. § 10 HinSchG) sowie Meldungen von straf-, wettbewerbs- und arbeitsrechtlich relevanten Sachverhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Weiter erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen von ABDA bzw. eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen, zur Überprüfung der internen Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit und zur Wahrung der Integrität der ABDA.

4.3. Kategorien personenbezogener Daten

Wie oben ausgeführt, können Sie uns freiwillig personenbezogene Daten mitteilen, insbesondere Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie Ihre Beziehung zur ABDA, Wenn Sie uns freiwillig die genannten Kontaktdaten mitteilen, können wir diese nutzen, um auf dem jeweiligen Weg Rückfragen zu stellen. Sie können uns neben Ihrer Meldung in der Mitteilung auch freiwillig weitere, Sie betreffende personenbezogene Daten mitteilen, sofern diese relevant sind für den Hinweis. Die von Ihnen vorgebrachte Meldung kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die Sie sich in Ihrer Meldung beziehen. Wir behandeln die Angaben zur Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind sowie der sonstigen in der Meldung genannten Personen, vertraulich. Es erhalten nur die Stellen/Personen Zugriff auf die Informationen, die dies zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigen (siehe unten). Bitte teilen Sie uns nur sachlich richtige, für den Hinweis relevante Daten zu Dritten mit.

Meldungen an uns werden von unserem Compliance-Beauftragten entgegengenommen, geprüft und bearbeitet. Eine Einsichtnahme der gemeldeten Informationen ist darüber hinaus nur durch speziell hierfür autorisierte Personen innerhalb unserer Compliance-Abteilung (Ermittlungsgruppe) möglich. Des Weiteren erhalten in den erforderlichen Fällen folgende Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten: der Betriebsrat in pseudonymisierter Form und auf explizite Nachfrage die Präsidentin, der Vizepräsident oder der Hauptgeschäftsführer der ABDA.

Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zur Erfüllung der oben genannten Zwecke kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten (sofern uns mitgeteilt) an externe Stellen, wie an einen externen Ermittler, Anwaltskanzleien oder Strafverfolgungsbehörden übermitteln.

Ihre Meldung und die darin möglicherweise enthaltenen personenbezogenen Daten werden dokumentiert. Die Meldung wird zusammen mit den enthaltenen personenbezogenen Daten zwei Jahre (§ 11 Abs. 5 HinSchG) nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer spezifischen Meldung offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht weiterverarbeitet bzw. unverzüglich wieder gelöscht, falls sie unbeabsichtigt erhoben wurden.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsabschluss erforderlich.

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) sowie auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Jede betroffene Person hat zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt (Art. 77 DSGVO).

Widerspruchsrecht

In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Text auf die durchgehende Nennung sowohl männlicher als auch weiblicher Personenbezeichnungen verzichtet. Die Verwendung der einen oder anderen Variante schließt gleichwohl Personen jeglichen Geschlechts ein.