Elektronische Patientenakte (ePA)

Aktuell gibt es zwei Möglichkeiten, wie die Apotheke auf die ePA zugreifen kann: Einmal wird die Apotheke durch das Stecken der eGK, z. B. bei Einlösen eines E-Rezepts zum Zugriff auf die ePA für eine Dauer von drei Kalendertagen (Tag des Steckens plus zwei Tage) berechtigt. Zudem besteht die Möglichkeit, dass der Versicherte eine benutzerdefinierte Zugriffsberechtigung für die Apotheke in der ePA-App oder am Computer einrichtet.

Die eML ist eine chronologische Liste der Arzneimittel eines Versicherten. Alle Arzneimittel eines Versicherten, die auf E-Rezepten verordnet bzw. abgegeben wurden, werden hierin automatisch durch den E-Rezept-Fachdienst eingestellt, sobald die ePA eines Versicherten zur Verfügung stand, also frühestens ab dem 15.01.2025.

Die eML kann sowohl den behandelnden Ärzt*innen, als auch Apotheken, eine Übersicht über die Medikation einer Patientin bzw. eines Patienten bieten. Sobald die ePA einer Versicherten bzw. eines Versicherten angelegt wurde, werden alle auf E-Rezepten verordneten und in der Apotheke abgegebenen Arzneimittel in die eML übertragen. Dieser Prozess läuft automatisiert ab, d. h. die Informationen werden vom sog. E-Rezept-Fachdienst in die eML der jeweiligen ePA übertragen, hierbei kann es technisch bedingt zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Weder Arztpraxen noch Apotheken können in diesen Prozess eingreifen.

Die eML ist eine chronologische Liste der Verordnungs- und Dispensierdaten der E-Rezepte. Standardmäßig werden die letzten zwölf Monate angezeigt. Es soll aber auch möglich sein, den Übersichtszeitraum flexibel auswählen zu können, zum Beispiel reduziert auf die letzten drei oder sechs Monate oder erweitert auf 18 Monate.

Zum Start der ePA ist vorgesehen, dass die eML als PDF/A-Datei oder in der Apothekensoftware angezeigt werden kann. Wie die Anzeige der eML in der Apothekensoftware genau aussehen wird, kann je nach Systemhaus variieren.

Der Umfang der Angaben zu einem E-Rezept variiert, je nachdem ob dieses bereits in einer Apotheke eingelöst wurde oder noch nicht.

Wurde ein E-Rezept bereits beliefert, sind in der Regel folgende Informationen enthalten sofern vorhanden: Verordnungsdatum, Dispensierdatum, Arzneimittelbezeichnung, Form, Dosierungsangabe/Gebrauchsanweisung, PZN, Verordner, abgebende Apotheke. Die Angaben zum Arzneimittel beziehen sich auf das abgegebene Arzneimittel.

Ab voraussichtlich Mitte April 2025 werden diese Angaben um Wirkstoffname(n) und Wirkstärke(n) in der eML ergänzt.

Bei Verordnungen, die sich nicht auf Fertigarzneimittel beziehen, wie beispielsweise Rezepturen, kann der Umfang der angezeigten Informationen abweichen.

Zum Start der ePA sind die Apothekensoftwaresysteme zunächst nur verpflichtet, die in der eML aufgelisteten Medikationseinträge anzuzeigen, z. B. in Form eines PDF/A-Dokuments. Die automatische Verarbeitung der Medikationseinträge durch die Software, ist im Fall einer Anzeige als PDF/A-Dokument technisch noch nicht möglich.

Der DAV geht zum gegenwärtigen Zeitpunkt davon aus, dass Grundlage der Abgabe von Arzneimitteln weiterhin das Beratungsgespräch in der Apotheke bleibt. In diesem Sinne wäre eine Sichtung der eML dann veranlasst, wenn sich hierzu aus dem Beratungsgespräch heraus ein Grund ergibt.

Mit der eML wird erstmals ersichtlich, bei welchen Apotheken Patienten*innen ihre E-Rezepte einlösen, insofern sehen Sie auch, dass bzw. welche Arzneimittel ggf. aus anderen Apotheken stammen. Um weiterhin eine vertrauensvolle Beratungsumgebung in der Apotheke zu erhalten, sollten Apothekenteams hierauf vorbereitet sein und festlegen, ob bzw. wie sie dies in der Kommunikation mit den Patient*innen aufgreifen möchten.

Die gematik hat hier ein Download-Portal eingerichtet, in dem Informationsmaterialien und Erklärvideos für das Apothekenpersonal zur Verfügung gestellt werden. Zur eML wurde u. a. ein einseitiger „Spickzettel“ mit wichtigen Informationen zum Start zusammengestellt.

Mit der eML wird für die Apothekenteams ersichtlich, welche Arztpraxen die E-Rezepte der Patienten*innen jeweils ausgestellt haben, unabhängig davon, in welcher Apotheke das E-Rezept eingelöst wurden. Sofern sich in der Apotheke konkrete Rückfragen zu einem Arzneimittel ergeben, die eine Arztrücksprache erforderlich machen, kann diese Information hilfreich sein, um mit der jeweiligen Arztpraxis Kontakt aufnehmen zu können.

Für die Durchführung der pharmazeutischen Dienstleistungen insbesondere „Erweiterte Medikationsberatung bei Polymedikation“, „Pharmazeutische Betreuung bei oraler Antitumortherapie“ sowie „Pharmazeutische Betreuung von Organtransplantierten“ ergeben sich mit der Einführung der eML keine Änderungen. Das Brown-Bag-Gespräch ist hierin für die Datenerhebung essenziell.

Während der Datenerhebung der pDL kann die eML bei Bedarf genutzt werden. Hierbei ist insbesondere zu berücksichtigen, dass zunächst nicht davon ausgegangen werden kann, dass die Informationen in der eML vollständig sind, siehe dazu auch „Was ist in der eML aufgeführt und was nicht?“

Informationen und Arbeitsmaterialien zu allen pharmazeutischen Dienstleistungen finden Sie hier.

Frühestens ab März 2026 soll ermöglicht werden, dass Apotheken und Arztpraxen Einträge in der eML ergänzen können. Damit können auf Papierrezepten verordnete Arzneimittel, z. B. Betäubungsmittel, selbst erworbene Arzneimittel sowie Nahrungsergänzungsmittel in die eML aufgenommen werden.

Es wird nicht möglich sein, einzelne Medikationseinträge in der eML zu löschen. Frühestens ab März 2026 wird es für Apotheken und Arztpraxen aber möglich sein, einzelne Medikationseinträge in der eML zu bearbeiten. Dies kann z. B. dann sinnvoll sein, wenn ein Arzneimittel in der eML aufgeführt ist, das vom Patienten nie eingenommen wurde. Apotheken bzw. Arztpraxen können einen solchen Eintrag dann entsprechend markieren.

Die eML wird ab dem Start der ePA verfügbar sein. Kontinuierlich werden chronologisch alle Daten verschriebener und eingelöster E-Rezepte automatisiert in die eML übertragen. Die eML ist die Medikationshistorie der Patient*innen über alle elektronisch verordneten und abgegebenen Arzneimittel (perspektivisch ggf. manuell ergänzt um weitere abgegebene Arzneimittel).

Der eMP soll voraussichtlich ab März 2026 als weitere Anwendung der ePA eingeführt werden. Dieser muss aktiv mit Medikationseinträgen befüllt werden und soll dann die aktuell angewendete Medikation der Patient*innen enthalten. Einträge der eML sollen genutzt werden können, um einen eMP zu erstellen bzw. zu aktualisieren. Dabei können dem eMP weitere Informationen hinzugefügt werden, wie Einnahmehinweise, Indikationen und Dosierungen. Der eMP dient der sicheren Arzneimittelanwendung durch Patient*innen sowie der Information von Gesundheitsinstitutionen über die aktuelle Gesamtmedikation.

Um häufigen Einfallstoren für Angriffe auf die Telematikinfrastruktur (TI) und damit auf Daten in der ePA Einhalt zu gebieten, sollten Apotheken die nachfolgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen beachten.

Es ist essenziell, dass Hardware, die für den Zugang zur TI benötigt wird, z. B. Konnektor, Kartenterminal, HBA (Heilberufsausweis), SMC-B (Institutionsausweis), etc. unter keinen Umständen weitergegeben oder verkauft wird. Dies gilt insbesondere für die SMC-B und die dazugehörige PIN. Entsprechend § 5 des Endnutzervertrages zur SMC-B ist stets sicherzustellen, dass Unberechtigte keinen Zugriff auf die SMC-B und deren PIN erhalten.

Weiterhin ist darauf zu achten, dass Dienstleister, die vor Ort den Zugang zu den IT-Systemen und damit zur TI erhalten, diesen nicht missbrauchen, um Gesundheitsdaten einzusehen oder abzurufen bzw. sich Zugangsinformationen zu sichern, um mit diesen zu einem späteren Zeitpunkt Zugriff auf die TI zu erhalten.
Apotheken sollten daher ausschließlich vertrauensvolle Personen an ihren IT-Systemen arbeiten lassen bzw. diese während ihrer Arbeit beaufsichtigen. Apotheken sind gesetzlich dazu verpflichtet, den Zugang zur TI nur dafür zugelassenen Personen zu gewähren.

Ebenso ist darauf zu achten, dass alle Systeme mit TI-Zugriff auf dem aktuellen Softwarestand sind. Veraltete Software-Versionen bergen erhöhte Sicherheitsrisiken, da sie nicht mehr den neuesten Sicherheitsstandards entsprechen. Diese sollten daher immer auf dem aktuellen Patch- bzw. Update-Level gehalten werden - insbesondere, wenn keine automatischen Updates erfolgen.

Grundsätzlich benötigen Patient*innen keinen Computer und kein Smartphone, um die ePA nutzen zu können. Die ePA-App ist nur erforderlich, wenn Patient*innen ihre Daten in der ePA selbst online ansehen und verwalten möchten. Wer das nicht selbst kann oder möchte, kann hierfür auch Vertreter*innen, z. B. Familienangehörige, einrichten lassen. Hierbei sind die Ombudsstellen der Krankenkassen behilflich. Wenn Versicherte ohne ePA-App z. B. einer speziellen Apotheke oder Arztpraxis gar keinen Zugriff auf die ePA geben möchten, können diese sich ebenfalls an die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse wenden, um diesen Widerspruch geltend zu machen.

Eine kostenlose App und damit den Zugriff zu ihrer ePA erhalten Patient*innen von allen gesetzlichen Krankenkassen und einigen privaten Krankenversicherungen. Mehrere Schritte müssen vor der Nutzung generell durchlaufen werden und können einige Zeit in Anspruch nehmen. Die jeweilige Krankenkasse ist für die Einrichtung und technische Unterstützung der ePA zuständig. Sie hilft Versicherten beim Onboarding, also bei Installation, Einrichtung und Registrierung der ePA-App auf deren Smartphone oder Computer und bei allen technischen Fragen. Versicherte sind daher direkt an deren Krankenkasse zu verweisen.

Unterstützend können die Apothekenteams Versicherte auf eine Übersicht der ePA-Info-Seiten vieler gesetzlicher und privater Krankenkassen verweisen.

Für Patient*innen hat das Bundeministerium für Gesundheit hier eine Website mit leicht verständlichen Informationen zusammengestellt. Dort werden insbesondere die Vorteile der „ePA für alle“ erläutert und Antworten zu Fragen aus Sicht von Patient*innen gegeben. Die gematik stellt hier Infopakete mit Plakaten und Flyern zur Unterstützung von Patient*innen bereit. Diese Materialien können heruntergeladen oder kostenlos als Print bestellt werden (nur solange der Vorrat reicht).

Mittelfristig werden Apotheken insbesondere folgende Informationen oder Dokumente in der ePA einsehen können: Medikationsdaten (in der eML und im eMP), Arztbriefe, Befunddaten/-berichte, Notfalldaten, Impfdokumentationen, Untersuchungsheft für Kinder und Mutterpass.

Da die ePA in mehreren Ausbaustufen eingeführt wird, werden auch die genannten Informationen bzw. Dokumente schrittweise in die ePA eingestellt. Zum Start der ePA liegt der Fokus insbesondere auf der strukturierten Erfassung von Medikationsdaten (eML und perspektivisch eMP). Auch Arztbriefe und Befunde werden durch Arztpraxen mit Einführung der ePA einstellbar sein.

Welche dieser Informationen die Apotheke in der ePA der jeweiligen Patient*innen genau sehen kann und wie vollständig diese Informationen sind, ist insbesondere davon abhängig, ob Patient*innen ggf. einzelnen Anwendungen in der ePA widersprochen haben und ob sie einzelnen Institutionen (Apotheken, Arztpraxen, Krankenhäusern und weiteren) keinen Zugriff zu ihrer ePA gewährt haben. Weiterhin ist es auch möglich, dass Patient*innen einzelne Dokumente in ihrer ePA verbergen, sodass nur sie selbst diese Dokumente sehen können.

Ab dem Startzeitpunkt der ePA werden nach und nach mehr Informationen in die ePA eingestellt. Es ist standardmäßig nicht eingeplant, die ePA rückwirkend mit Daten zu befüllen. Weder Apotheken noch andere Leistungserbringer können und sollen dies tun. Daten aus der Zeit davor (bis 15.01.2025) können nur auf ausdrücklichen Wunsch der Patient*innen durch die Krankenkassen in die ePA eingestellt werden. Dass Patient*innen eigenständig Informationen in die ePA einstellen können, ist frühestens ab 2026 geplant.

Es kann also nicht davon ausgegangen werden, dass Informationen in der ePA insgesamt vollständig bzw. für die jeweilige Apotheke vollständig sichtbar sind.

Für Patient*innen hat das Bundeministerium für Gesundheit hier eine Website mit leicht verständlichen Informationen zusammengestellt. Dort werden insbesondere die Vorteile der „ePA für alle“ erläutert und Antworten zu Fragen aus Sicht von Patient*innen gegeben. Die gematik stellt hier Infopakete mit Plakaten und Flyern zur Unterstützung von Patient*innen bereit. Diese Materialien können heruntergeladen oder kostenlos als Print bestellt werden (nur solange der Vorrat reicht).

Eine kostenlose App und damit den Zugriff zu ihrer ePA erhalten Patient*innen von allen gesetzlichen Krankenkassen und einigen privaten Krankenversicherungen. Mehrere Schritte müssen vor der Nutzung generell durchlaufen werden und können einige Zeit in Anspruch nehmen. Die jeweilige Krankenkasse ist für die Einrichtung und technische Unterstützung der ePA zuständig. Sie hilft Versicherten beim Onboarding, also bei Installation, Einrichtung und Registrierung der ePA-App auf deren Smartphone oder Computer und bei allen technischen Fragen. Versicherte sind daher direkt an deren Krankenkasse zu verweisen.

Unterstützend können die Apothekenteams Versicherte auf eine Übersicht der ePA-Info-Seiten vieler gesetzlicher und privater Krankenkassen verweisen.

Mehrere Krankenkassen bieten eingebettet in ihrer jeweiligen ePA-App eine Verlinkung zur E-Rezept-App der gematik an (Stand März 2025). Diese kann von Versicherten genutzt werden, um E-Rezepte einzulösen, z. B. durch Einscannen des Barcodes in der Apotheke. Eine zusätzliche Installation der E-Rezept-App der gematik ist hierfür nicht erforderlich.

Grundsätzlich benötigen Patient*innen keinen Computer und kein Smartphone, um die ePA nutzen zu können. Die ePA-App ist nur erforderlich, wenn Patient*innen ihre Daten in der ePA selbst online ansehen und verwalten möchten. Wer das nicht selbst kann oder möchte, kann hierfür auch Vertreter*innen, z. B. Familienangehörige, einrichten lassen. Hierbei sind die Ombudsstellen der Krankenkassen behilflich. Wenn Versicherte ohne ePA-App z. B. einer speziellen Apotheke oder Arztpraxis gar keinen Zugriff auf die ePA geben möchten, können diese sich ebenfalls an die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse wenden, um diesen Widerspruch geltend zu machen.

Belieferte E-Rezepte werden unabhängig von den Berechtigungen der einzelnen Apotheken automatisch vom sog. E-Rezept-Fachdienst in die eML des Versicherten in die ePA übertragen, es sei denn, der/die Versicherte hat dem automatisierten Einstellen von E-Rezept-Daten widersprochen. Wenn eine versicherte Person einen Widerspruch gegen den Zugriff durch die Apotheke eingelegt hat (vergl. FAQ-Kapitel „Zugriff“), kann die Apotheke die ePA aber nicht einsehen.

Nein, aktuell ist dies technisch nicht möglich. Ergebnisse einer pharmazeutischen Dienstleistung können somit auch nicht in die ePA eingestellt werden. Dies ist perspektivisch im Kontext des elektronischen Medikationsplans (eMP) angedacht.

Aktuell ist dies noch nicht möglich. Für spätere Ausbaustufen der ePA ist ein elektronischer Impfpass (eImpfpass) vorgesehen. Diesen werden Apotheken dann einsehen und darin auch Impfungen dokumentieren können.

Ja, Dokumente aus der ePA einer Patientin bzw. eines Patienten können mit dessen/deren Zustimmung in der lokalen Kundendatei im Apothekensoftwaresystem gespeichert werden.

Ja, jeder Zugriff auf die ePA wird protokolliert und ist ausschließlich für Patient*innen einsehbar. Es wird auch nachvollziehbar sein, durch welche Institution und wann auf Dokumente zugegriffen, Dokumente in die ePA hochgeladen bzw. Änderungen daran vorgenommen wurden. Beispielsweise können Patient*innen sich in ihrer ePA-App anzeigen lassen, wann und durch welche Apotheke ein Abruf der elektronischen Medikationsliste erfolgt ist.

Nutzen Patient*innen keine ePA-App bzw. keinen Zugriff per Computer, können sie sich an die jeweilige Ombudsstelle ihrer Krankenkasse wenden, und einen Ausdruck der Protokollierung anfordern.

Zu Beginn wird es noch keine Volltextsuche für die ePA geben. Es ist geplant, dass diese Funktion frühestens mit dem ePA Release 3.1.2 (ab voraussichtlich März 2026) zur Verfügung stehen wird.

Elektronische Patientenakten, die vor dem 15.01.2025 auf Wunsch der Versicherten erstellt wurden (Opt-in-Verfahren), wurden automatisch in die „ePA für alle“ (Opt-out-Verfahren) migriert. Bereits vorhandene Bilder in der ePA 2.6, die in den Formaten jpg, png und tiff abgelegt wurden, wurden in ein PDF/A konvertiert und anschließend in die neue ePA migriert.

Aktuell gibt es zwei Möglichkeiten, wie die Apotheke auf die ePA zugreifen kann: Einmal wird die Apotheke durch das Stecken der eGK, z. B. bei Einlösen eines E-Rezepts zum Zugriff auf die ePA für eine Dauer von drei  Kalendertagen (Tag des Steckens plus zwei Tage) berechtigt. Zudem besteht die Möglichkeit, dass der Versicherte eine benutzerdefinierte Zugriffsberechtigung für die Apotheke in der ePA-App oder am Computer einrichtet.

Nein, eine PIN-Eingabe zur Berechtigung des ePA-Zugriffs durch die Apotheke ist beim Stecken der eGK nicht erforderlich.

Die Apotheke hat ab dem Stecken der eGK von Versicherten standardmäßig drei Kalendertage lang (Tag des Steckens plus zwei Tage) Zugriff auf die elektronische Patientenakte.

Die Berechtigung zum ePA-Zugriff, die für Apotheken standardmäßig drei Kalendertage beträgt, kann in der ePA-App bzw. am Computer von Versicherten oder ihren Vertreter*innen verändert werden. Hierbei ist es möglich, die Zugriffsberechtigung für eine Apotheke befristet oder auch unbefristet zu verlängern. Am eGK-Lesegerät in der Apotheke ist eine (akute) Änderung der Zugriffsdauer jedoch nicht möglich.

Insbesondere für die Betreuung von Stammpatient*innen oder für die pharmazeutische Dienstleistung „Erweiterte Medikationsberatung bei Polymedikation“ ist eine verlängerte Zugriffsberechtigung für die Apotheke sinnvoll.

Ja, auf die ePAdarf die Apotheke im Rahmen eines bestehenden Behandlungskontextes über die gesamte Dauer der Zugriffsberechtigung (standardmäßig drei Kalendertage) zugreifen. Der Behandlungskontext startet, wenn die eGK des Patienten oder der Patientin einmal eingelesen wurde. Nur wenn die Zugriffsbefugnis vom Versicherten aktiv beendet wird, erlischt die Zugriffsbefugnis der Apotheke früher.

Wenn technische Probleme ausgeschlossen wurden und dennoch kein Zugriff auf die ePA möglich ist, kann dies z. B. folgende Ursachen haben:

• Die Zugriffsberechtigung für diesen Versicherten ist abgelaufen oder wurde durch den Versicherten aktiv beendet.
• Der Versicherte hat der Nutzung der ePA widersprochen. Für diese Versicherten wird keine ePA angelegt bzw. eine bereits bestehende ePA wird gelöscht.
• Der Versicherte hat widersprochen, dass Ihre Apotheke auf die ePA zugreifen darf.

Beim Einlesen der eGK hat die Apotheke in diesen Fällen ausschließlich Zugriff auf die noch nicht eingelösten E-Rezepte des Versicherten.

Nein, der Zugriff auf E-Rezepte steht nicht im Zusammenhang mit dem Zugriff auf die ePA. Erhalten Stammkund*innen einer Apotheke z. B. während des Standardzugriffs von drei Kalendertagen erneut ein E-Rezept und möchten dieses in derselben Apotheke einlösen, ist dafür das Stecken der eGK bzw. das Zusenden per Card-Link erneut erforderlich.

Um häufigen Einfallstoren für Angriffe auf die Telematikinfrastruktur (TI) und damit auf Daten in der ePA Einhalt zu gebieten, sollten Apotheken die nachfolgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen beachten.

Es ist essenziell, dass Hardware, die für den Zugang zur TI benötigt wird, z. B. Konnektor, Kartenterminal, HBA (Heilberufsausweis), SMC-B (Institutionsausweis), etc. unter keinen Umständen weitergegeben oder verkauft wird. Dies gilt insbesondere für die SMC-B und die dazugehörige PIN. Entsprechend § 5 des Endnutzervertrages zur SMC-B ist stets sicherzustellen, dass Unberechtigte keinen Zugriff auf die SMC-B und deren PIN erhalten.

Weiterhin ist darauf zu achten, dass Dienstleister, die vor Ort den Zugang zu den IT-Systemen und damit zur TI erhalten, diesen nicht missbrauchen, um Gesundheitsdaten einzusehen oder abzurufen bzw. sich Zugangsinformationen zu sichern, um mit diesen zu einem späteren Zeitpunkt Zugriff auf die TI zu erhalten.
Apotheken sollten daher ausschließlich vertrauensvolle Personen an ihren IT-Systemen arbeiten lassen bzw. diese während ihrer Arbeit beaufsichtigen. Apotheken sind gesetzlich dazu verpflichtet, den Zugang zur TI nur dafür zugelassenen Personen zu gewähren.

Ebenso ist darauf zu achten, dass alle Systeme mit TI-Zugriff auf dem aktuellen Softwarestand sind. Veraltete Software-Versionen bergen erhöhte Sicherheitsrisiken, da sie nicht mehr den neuesten Sicherheitsstandards entsprechen. Diese sollten daher immer auf dem aktuellen Patch- bzw. Update-Level gehalten werden – insbesondere, wenn keine automatischen Updates erfolgen.

Versandapotheken können nur dann auf die ePA zugreifen, wenn die Versicherten eine Zugriffsberechtigung im Vorfeld aktiv erteilt haben (z. B. in der ePA-App).

Die ePA ist als lebenslange Akte konzipiert, Dokumente werden also nicht „automatisch“ aus der ePA gelöscht.

Patient*innen sowie Gesundheitsinstitutionen mit Berechtigung haben die Möglichkeit, Dokumente aus der ePA zu löschen. Diese Funktion ist insbesondere dafür vorgesehen, dass irrtümlich eingestellte Dokumente wieder gelöscht werden können. Dabei wird in der ePA dokumentiert, durch wen und wann eine Löschung vorgenommen wurde.

Ein Löschen von einzelnen Medikationseinträgen in der eML ist nicht möglich, siehe dazu auch das FAQ zur Elektronischen Medikationsliste (eML).

Ja, Patient*innen können in der ePA-App bzw. am Computer Dokumente eigenständig aus der ePA löschen. Haben Versicherte keinen Zugriff auf die ePA-App, können sie das Löschen von Dokumenten auch durch die Arztpraxis vornehmen lassen. Perspektivisch sollen auch Apotheken auf Verlangen der Versicherten Dokumente löschen können.

Dass das Löschen von Dokumenten bzw. Informationen Risiken bergen kann, soll Bestandteil eines Hinweises sein, der erscheint, bevor Patient*innen ein Dokument unwiderruflich löschen. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Versicherte Dokumente verbergen können. Solche Dokumente sind dann nur noch für die Versicherten selbst in der ePA sichtbar.

Ein Löschen von Medikationseinträgen in der eML ist für Versicherte nicht möglich, siehe dazu auch das FAQ zur Elektronischen Medikationsliste (eML).

Möchten Patient*innen nicht nur einzelne Dokumente bzw. Informationen aus der ePA löschen sondern diese in Gänze löschen, müssen sie sich dazu an die jeweilige Krankenkasse wenden, oder sie legen über die ePA-App einen Widerspruch gegen die bestehende ePA ein.

Sie erhalten daraufhin eine Rückmeldung der Krankenkasse, dass eine Löschung der ePA nach einem Zeitraum von drei  Monaten erfolgen wird, um ein voreiliges oder versehentliches Löschen auszuschließen. Der Zeitraum kann verkürzt werden, indem sich Patient*innen dann erneut an die Krankenkasse wenden.

Zwischen dem GKV-Spitzenverband und dem DAV wird derzeit die Vergütung für den Mehraufwand der Apotheken gem. § 346 Abs. 2 und 4 SGB V verhandelt, die frühestens ab März 2026 in Kraft treten kann, wenn der durch die Apotheken editierbare elektronische Medikationsplan (eMP) und die entsprechenden technischen Erweiterungen zur elektronischen Medikationsliste (eML) zur Verfügung stehen werden.

Die eML ist eine chronologische Liste der Arzneimittel eines Versicherten. Alle Arzneimittel eines Versicherten, die auf E-Rezepten verordnet bzw. abgegeben wurden, werden hierin automatisch durch den E-Rezept-Fachdienst eingestellt, sobald die ePA eines Versicherten zur Verfügung stand, also frühestens ab dem 15.01.2025.

Die eML ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem sog. digital gestützten Medikationsprozess (dgMP) in der ePA. Ziel des dgMP aus Sicht der gematik ist es, dass mittelfristig alle Schritte im Medikationsprozess digital abgebildet werden, so dass perspektivisch sämtliche medikationsrelevanten Informationen von Patient*innen in der ePA lückenlos dokumentiert werden.

Beginnend mit der eML soll der dgMP mittelfristig insbesondere durch die Einführung des eMP sowie die Möglichkeit, relevante Zusatzinformationen zur Arzneimitteltherapiesicherheit, wie beispielsweise Körpergröße, Körpergewicht, Kreatininwert, Allergien und Unverträglichkeiten in der ePA zu dokumentieren, erweitert werden.

Die gematik hat hier ein Download-Portal eingerichtet, in dem Informationsmaterialien und Erklärvideos für das Apothekenpersonal zur Verfügung gestellt werden. Zur eML wurde u. a. ein einseitiger „Spickzettel“ mit wichtigen Informationen zum Start zusammengestellt.

Die eML kann sowohl den behandelnden Ärzt*innen, als auch Apotheken, eine Übersicht über die Medikation einer Patientin bzw. eines Patienten bieten. Sobald die ePA einer Versicherten bzw. eines Versicherten angelegt wurde, werden alle auf E-Rezepten verordneten und in der Apotheke abgegebenen Arzneimittel in die eML übertragen. Dieser Prozess läuft automatisiert ab, d. h. die Informationen werden vom sog. E-Rezept-Fachdienst in die eML der jeweiligen ePA übertragen, hierbei kann es technisch bedingt zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Weder Arztpraxen noch Apotheken können in diesen Prozess eingreifen.

Hintergrundinformationen:

Beim Abruf der Quittung für ein beliefertes E-Rezept werden die Dispensierinformationen durch das Apothekenverwaltungssystem (AVS) an den E-Rezept-Fachdienst gegeben und von dort an die eML übermittelt. Da der Quittungsabruf häufig nicht unmittelbar nach der Abgabe erfolgt, sind die Informationen zum abgegebenen Arzneimittel mit entsprechender Verzögerung in der eML zu finden. Perspektivisch wird es die Möglichkeit geben, die Abgabe zeitnah zu dokumentieren, so dass die Apotheke die Dispensierinformationen an den E-Rezept-Fachdienst übermitteln kann, ohne dass bereits eine Quittung abgerufen wird. Die Informationen stehen dann früher in der eML zur Verfügung. Unabhängig davon kann es technisch bedingt zu zeitlichen Verzögerungen zwischen der Bereitstellung der Dispensierinformationen durch das AVS und dem Erscheinen eines Arzneimittels in der eML der Versicherten kommen. Die Apotheke hat darauf keinen Einfluss.

Die eML ist eine chronologische Liste der Verordnungs- und Dispensierdaten der E-Rezepte. Standardmäßig werden die letzten zwölf Monate angezeigt. Es soll aber auch möglich sein, den Übersichtszeitraum flexibel auswählen zu können, zum Beispiel reduziert auf die letzten drei oder sechs Monate oder erweitert auf 18 Monate.

Zum Start der ePA ist vorgesehen, dass die eML als PDF/A oder in der Apothekensoftware angezeigt werden kann. Wie die Anzeige der eML in der Apothekensoftware genau aussehen wird, kann je nach Systemhaus variieren.

In der eML werden Einträge zu allen erhaltenen und belieferten E-Rezepten der Versicherten aufgelistet, unabhängig davon, ob bzw. durch welche Apotheke das jeweilige E-Rezept beliefert wurde. Die eingetragenen E-Rezepte können frühestens ab dem Zeitpunkt enthalten sein, an dem die ePA der/s jeweiligen Versicherten angelegt wurde also nicht vor dem 15.01.2025. Der verordnende Arzt sowie die abgebende Apotheke sind für alle ePA-Zugriffsberechtigten jeweils erkennbar.

Zum Start der ePA werden über die E-Rezeptdaten hinaus keine weiteren Einträge enthalten sein. Alle auf Papierrezepten verordneten Arzneimittel, z. B. Betäubungsmittel, selbst erworbene Arzneimittel sowie Nahrungsergänzungsmittel können erst in späteren Ausbaustufen der ePA (frühestens ab März 2026) von Apotheken und Arztpraxen ergänzt werden. Später sollen auch die Versicherten die Möglichkeit erhalten, selbst Arzneimittel oder Nahrungsergänzungsmittel in der eML aufzunehmen.

Der Umfang der Angaben zu einem E-Rezept variiert, je nachdem ob dieses bereits in einer Apotheke eingelöst wurde oder noch nicht.

Wurde ein E-Rezept bereits beliefert, sind in der Regel folgende Informationen enthalten sofern vorhanden: Verordnungsdatum, Dispensierdatum, Arzneimittelbezeichnung, Form, Dosierungsangabe/Gebrauchsanweisung, PZN, Verordner, abgebende Apotheke. Die Angaben zum Arzneimittel beziehen sich auf das abgegebene Arzneimittel.

Ab voraussichtlich Mitte April 2025 werden diese Angaben um Wirkstoffname(n) und Wirkstärke(n) in der eML ergänzt.

Bei Verordnungen, die sich nicht auf Fertigarzneimittel beziehen, wie beispielsweise Rezepturen, kann der Umfang der angezeigten Informationen abweichen.

Mit der eML wird erstmals ersichtlich, bei welchen Apotheken Patienten*innen ihre E-Rezepte einlösen, insofern sehen Sie auch, dass bzw. welche Arzneimittel ggf. aus anderen Apotheken stammen. Um weiterhin eine vertrauensvolle Beratungsumgebung in der Apotheke zu erhalten, sollten Apothekenteams hierauf vorbereitet sein und festlegen, ob bzw. wie sie dies in der Kommunikation mit den Patient*innen aufgreifen möchten.

Ja, die Einstellung der Daten in die eML erfolgt automatisiert, indem sie vom E-Rezept-Fachdienst in die eML des jeweiligen Versicherten übertragen werden. Dies geschieht unabhängig vom Einlöseweg des E-Rezepts.

Für den Zugriff der Apotheke auf die eML in der ePA ist das Stecken der eGK oder eine vom Versicherten eingerichtete Berechtigung jedoch erforderlich.

Weitere Informationen zur Zugriffsberechtigung finden Sie im Abschnitt „ePA Allgemein“ unter „Zugriff“.

Die eML wird ab dem Start der ePA verfügbar sein. Kontinuierlich werden chronologisch alle Daten verschriebener und eingelöster E-Rezepte automatisiert in die eML übertragen. Die eML ist die Medikationshistorie der Patient*innen über alle elektronisch verordneten und abgegebenen Arzneimittel (perspektivisch ggf. manuell ergänzt um weitere abgegebene Arzneimittel).

Der eMP soll voraussichtlich ab März 2026 als weitere Anwendung der ePA eingeführt werden. Dieser muss aktiv mit Medikationseinträgen befüllt werden und soll dann die aktuell angewendete Medikation der Patient*innen enthalten. Einträge der eML sollen genutzt werden können, um einen eMP zu erstellen bzw. zu aktualisieren. Dabei können dem eMP weitere Informationen hinzugefügt werden, wie Einnahmehinweise, Indikationen und Dosierungen. Der eMP dient der sicheren Arzneimittelanwendung durch Patient*innen sowie der Information von Gesundheitsinstitutionen über die aktuelle Gesamtmedikation.

Ja, die Einsicht in die eML durch die Apotheke über das Apothekenverwaltungssystem (AVS) ist unabhängig davon, ob Patient*innen die ePA-App nutzen. Weitere Informationen zur Zugriffsberechtigung finden Sie im Abschnitt „ePA Allgemein“ unter „Zugriff“.

Frühestens ab März 2026 soll ermöglicht werden, dass Apotheken und Arztpraxen Einträge in der eML ergänzen können. Damit können auf Papierrezepten verordnete Arzneimittel, z. B. Betäubungsmittel, selbst erworbene Arzneimittel sowie Nahrungsergänzungsmittel in die eML aufgenommen werden.

Es wird nicht möglich sein, einzelne Medikationseinträge in der eML zu löschen. Frühestens ab März 2026 wird es für Apotheken und Arztpraxen aber möglich sein, einzelne Medikationseinträge in der eML zu bearbeiten. Dies kann z. B. dann sinnvoll sein, wenn ein Arzneimittel in der eML aufgeführt ist, das vom Patienten nie eingenommen wurde. Apotheken bzw. Arztpraxen können einen solchen Eintrag dann entsprechend markieren.

Patient*innen haben ab dem Start der ePA die Möglichkeit über die ePA-App oder bei der Ombudsstelle ihrer Krankenkasse einen Widerspruch gegen den sogenannten digital gestützten Medikationsprozess einzulegen. E-Rezept-Daten werden dann weiterhin an die eML in der ePA übermittelt, sind aber nur noch für die Patient*innen einsehbar. Für Gesundheitseinrichtungen ist die eML dannnicht mehr einsehbar.

Zunächst wird es nicht möglich sein, dass Medikationseinträge in der eML durch Patient*innen bearbeitet bzw. neue Einträge gemacht werden können. Es ist für spätere Ausbaustufen der ePA vorgesehen dass Patient*innen selbst erworbene Arzneimittel und Nahrungsergänzungsmittel über die ePA-App ergänzen können. Einträge, die von Patient*innen erstellt wurden, sollen dann als solche kenntlich gemacht werden.

Die Stammkundendatei bietet auch mit Einführung der ePA einen hohen Mehrwert für die Beratung und die Klärung von AMTS-Fragestellungen in der Apotheke. Vorteile der Stammkundendatei sind insbesondere, dass darin unter anderem Daten zu OTC-Arzneimitteln, Nahrungsergänzungsmitteln sowie Allergien und weitere patientenspezifische Informationen gespeichert werden, die zum Start der ePA darin noch nicht zentral hinterlegt werden können. Weiterhin können in der Kundendatei auch Informationen zu verschreibungspflichtiger Medikation hinterlegt sein, die vor dem Start der eML abgegeben wurde. Weiterhin kann mit Zustimmung der Patientin bzw. des Patienten eine Kopie der eML in der Kundendatei gespeichert werden, sodass der letzte Stand der eML auch verfügbar ist, wenn die Zugriffsberechtigung der Apotheke auf die ePA bereits ausgelaufen ist (Verweis auf Absatz Zugriff).

Zum Start der ePA sind die Apothekensoftwaresysteme zunächst nur verpflichtet, die in der eML aufgelisteten Medikationseinträge anzuzeigen, z. B. in Form eines PDF/A. Die automatische Verarbeitung der Medikationseinträge durch die Software, ist im Fall einer Anzeige als PDF/A technisch noch nicht möglich.

Nein, die Begründung von Pharmazeutischen Bedenken ist nicht Bestandteil der Dispensierdaten zu E-Rezepten, die in die eML übertragen werden und damit für Patient*innen und andere ePA-Zugriffsberechtigte einsehbar sein werden. Eine manuelle Dokumentation hierzu ist in der eML aktuell nicht vorgesehen.

Mit der eML wird für die Apothekenteams ersichtlich, welche Arztpraxen die E-Rezepte der Patienten*innen jeweils ausgestellt haben, unabhängig davon, in welcher Apotheke das E-Rezept eingelöst wurden. Sofern sich in der Apotheke konkrete Rückfragen zu einem Arzneimittel ergeben, die eine Arztrücksprache erforderlich machen, kann diese Information hilfreich sein, um mit der jeweiligen Arztpraxis Kontakt aufnehmen zu können.

Für die Durchführung der pharmazeutischen Dienstleistungen insbesondere „Erweiterte Medikationsberatung bei Polymedikation“, „Pharmazeutische Betreuung bei oraler Antitumortherapie“ sowie „Pharmazeutische Betreuung von Organtransplantierten“ ergeben sich mit der Einführung der eML keine Änderungen. Das Brown-Bag-Gespräch ist hierin für die Datenerhebung essenziell.

Während der Datenerhebung der pDL kann die eML bei Bedarf genutzt werden. Hierbei ist insbesondere zu berücksichtigen, dass zunächst nicht davon ausgegangen werden kann, dass die Informationen in der eML vollständig sind, siehe dazu auch „Was ist in der eML aufgeführt und was nicht?“

Informationen und Arbeitsmaterialien zu allen pharmazeutischen Dienstleistungen finden Sie hier.

Patient*innen können dem Einstellen von E-Rezept-Daten in die eML und perspektivisch auch in den eMP grundsätzlich widersprechen.

In Hinblick auf Informationen, die für Patient*innen stigmatisierende Auswirkungen haben können, wie z. B. zu sexuell übertragbaren Infektionen oder psychischen Erkrankungen sind Arztpraxen verpflichtet, die Zustimmung der Patient*innen einzuholen, dass diese Informationen in die ePA eingestellt werden dürfen.

Mit dem eMP wird ein zentraler Medikationsplan in der ePA zur Verfügung stehen. Versicherte mit mindestens drei Arzneimitteln haben einen Anspruch auf Erstellung eines eMP (§ 31a SGB V) durch deren Ärzt*innen. Einträge der eML sollen perspektivisch genutzt werden können, um einen eMP zu erstellen bzw. diesen zu aktualisieren.

Die Vorgaben zum aktuellen eMP, der auf der eGK gespeichert ist, gelten bis zur Einführung des eMP in der ePA unverändert weiter. Informationen zum eMP auf der eGK finden Sie hier.

Aktuell (Stand April 2025) ist die Einführung des eMP in der ePA ab März 2026 geplant. Apotheken werden dann im Kontext der Rezeptbelieferung zur Aktualisierung des eMP verpflichtet sein.

Die elektronische Medikationsliste (eML) in der ePA wurde Anfang 2025 zunächst in Pilotregionen getestet und nach dieser Pilotphase über alle Leistungserbringer in Deutschland ausgerollt. Diese Pilotierung zeigte, dass eine umfangreiche Testung der Funktionalitäten und zwischen den unterschiedlichen Beteiligten (Apotheken, Arztpraxen, Krankenhäuser und weitere) für einen zuverlässigen bundesweite Nutzung unbedingt erforderlich ist. Aufgrund der hohen Komplexität des eMP ist hierfür eine mehrmonatige Pilotphase dringend erforderlich. Hierzu besteht ein enger Austausch mit der gematik.

Aufgrund des Widerspruchsrechts der Versicherten, entscheiden diese letztendlich, welche Daten in die ePA gelangen. Verpflichtet zum Einstellen von Daten in die ePA sind: Vertragsärzte, Vertragspsychotherapeuten, Krankenhausärzte, Krankenhäuser, Apotheken , Zahnärzte und die Versicherten selbst. Mittelfristig kommen noch andere Berufsgruppen wie Physiotherapeuten und Ergotherapeuten hinzu. Die Berechtigten treffen je nach Berufstand unterschiedliche Verpflichtungen, bestimmte Daten in die ePA zu stellen. Unbenommen bleibt den Versicherten stets das Widerspruchsrecht.

Der Gesetzgeber hat in § 346 Abs. 2 SGB V die Pflicht der Apotheken normiert, die Versicherten bei der Abgabe eines Arzneimittels bei der Verarbeitung arzneimittelbezogener Daten in der elektronischen Patientenakte zu unterstützen. Voraussetzung ist immer, dass die Apotheken Zugriff auf die ePA haben – die Versicherten dem also nicht widersprochen und auch nicht festgelegt haben, dass bestimmte Informationen, die eingestellt werden müssen, nicht in der ePA erscheinen sollen.

Nach aktuellem Stand besteht keine besondere Belehrungspflicht für Apotheken.

Nein. Aus dem ab dem 15.01.2025 geltenden § 346 Abs. 2 SGB V ergibt sich die Unterstützungspflicht bei der Verarbeitung arzneimittelbezogener Daten in der ePA. Darüber hinaus trifft die Apotheken eine Ergänzungspflicht durch Speicherung von Daten zum elektronischen Medikationsplan (eMP), zur elektronischen Verordnung (eVO) und zu Dispensierinformationen, sofern diese Daten nicht vom Arzt gespeichert wurden. 

Der DAV geht zum gegenwärtigen Zeitpunkt davon aus, dass Grundlage der Abgabe von Arzneimitteln weiterhin das Beratungsgespräch in der Apotheke bleibt. In diesem Sinne wäre eine Sichtung der eML dann veranlasst, wenn sich hierzu aus dem Beratungsgespräch heraus ein Grund ergibt.

Die ePA hat mit den erforderlichen Dokumentationen, zu der die Apotheken verpflichtet sind, nichts zu tun. Die Aufbewahrungspflicht gilt somit unabhängig davon.

Mit der Einführung der ePA für alle ab dem 15.01.2025 gilt: Apotheken haben im Versorgungskontext standardmäßig Zugriff auf alle erforderlichen Inhalte der ePA der Versicherten. Der Behandlungskontext wird durch Stecken der elektronischen Gesundheitskarte nachgewiesen. Hierdurch erhält die Apotheke automatisch Zugriff auf die ePA-Inhalte für einen Zeitraum von 3 Tagen (aktueller Tag + zwei weitere Tage). Eine zusätzliche Erlaubnis der Versicherten ist nicht erforderlich.

Bis dahin muss die Apotheke auf Verlangen der Versicherten arzneimittelbezogene Daten in der ePA verarbeiten gem. § 342 Abs. 2 S. 1 SGB V. Ferner kann der Versicherte einer Apotheke Zugriffsberechtigungen auf die ePA durch eine eindeutige bestätigende Handlung durch technische Zugriffsfreigabe erteilen, vgl. §§ 337 Abs. 3, 339 Abs. 1 S. 2 SGB V.

Einzelne Verordnungen können nicht ausgeblendet werden. Versicherte haben aber die Möglichkeit, der Medikationsliste insgesamt zu widersprechen.

Die Versicherten sind Herrin über ihre Daten, weswegen sie diese jederzeit löschen können und entsprechend die Verantwortung dafür tragen.

Die Versicherten haben die Möglichkeit, die Daten selbst zu löschen oder durch die Apotheke löschen zu lassen, vgl. § 337 Abs. 2 S. 1, S. 3 SGB V.

Die konkreten Pflichten der Apotheken zur ePA werden zurzeit noch zwischen GKV-SV und DAV verhandelt.